La mappa
Tutto quello che succede in un'azienda.
Abbiamo messo in fila i processi di un'azienda media italiana, da 10 a 250 persone: 14 aree, 510 processi. Non è un catalogo di quello che vendiamo, è la lista di quello che succede davvero in un'attività, commercio, servizi, turismo, produzione, studi professionali. Per ogni area diciamo dove l'intelligenza artificiale entra oggi, in modo onesto, e cosa resta a una persona.
★ quasi tutte le aziende lo hanno · ◇ solo certi settori · senza segno: comune ma non universale
Come si collega
Le intelligenze artificiali sopra, i processi della tua azienda sotto. In mezzo, noi.
Ogni richiesta entra da un canale, telefono, WhatsApp, sito, passa dall'AI e finisce negli strumenti veri dell'azienda: agenda, cassa, fatture, pannello. E torna indietro come risposta al cliente. Il diagramma mostra questo giro, continuo, tutto il giorno.
I blocchi sono i processi dell'azienda; la sfera azzurra è Somatribe; sopra, i modelli di intelligenza artificiale che integriamo (Anthropic, OpenAI, ElevenLabs, Deepgram e quelli che arriveranno); intorno, i servizi che colleghiamo ai processi, come pagamenti, WhatsApp, telefonia. Gli impulsi arancioni sono le cose che succedono in azienda: una chiamata, una prenotazione dal sito, un pagamento da incassare. Quelli blu sono quello che Somatribe riporta nel reparto giusto: l'appuntamento scritto in agenda, la conferma su WhatsApp, la ricevuta emessa. Trascina per ruotare.
Area 1 di 14
Direzione e controllo
- Definire obiettivi e strategia dell'anno
- Budget e previsionale
- Controllo di gestione: margini per cliente/prodotto
- Cruscotto indicatori (fatturato, incassi, ore, scorte)
- Riunioni di direzione e verbali
- Deleghe e poteri di firma
- Decisioni su investimenti
- Piano industriale / business plan
- Rapporti col commercialista e col consulente del lavoro
- Rapporti con le banche (affidamenti, garanzie)
- Gestione soci e assemblee
- Bilancio e relazione agli amministratori
- Analisi dei concorrenti e del mercato
- Fissazione dei prezzi e del listino
- Scelta di nuovi prodotti o servizi
- Apertura di nuove sedi o punti vendita
- Passaggio generazionale / ingresso soci
- Operazioni straordinarie (acquisizioni, cessioni, fusioni)
- Richiesta di finanziamenti agevolati e bandi
- Rendicontazione dei bandi ottenuti
- Gestione dei rischi aziendali
- Assicurazioni (RC, incendio, infortuni, polizze chiave)
- Assegnazione dei compiti e degli obiettivi ai responsabili
- Organigramma e mansionari
- Gestione dei contratti con i partner e le reti d'impresa
- Rapporti con associazioni di categoria e sindacati
- Reportistica per soci e banca
- Sostenibilità e bilancio ESG (se richiesto da clienti/banche)
- Certificazioni volontarie (ISO e simili)
- Continuità operativa: piano "se manca qualcuno"
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) sintesi in linguaggio semplice dei dati del gestionale ("com'è andato il mese") con i numeri presi dai sistemi, non inventati; (2) bozze di verbali e riassunti da registrazioni di riunioni, da far rivedere; (3) confronto automatico fra budget e consuntivo con segnalazione degli scostamenti; (4) ricerca e lettura di bandi, con una prima verifica dei requisiti. Le scelte strategiche e i rapporti con la banca restano decisioni umane.
Area 2 di 14
Clienti e vendite
- Rispondere alle richieste dei clienti (telefono, email, WhatsApp)
- Preventivi
- Ordini dei clienti
- Conferma d'ordine
- Anagrafica clienti
- Listini e sconti per cliente
- Offerte commerciali / proposte
- Seguire i contatti interessati (lead)
- Appuntamenti con i clienti
- Contratti di vendita e condizioni
- Solleciti di risposta ai preventivi
- Gestione delle trattative aperte
- Gestione degli agenti e dei rappresentanti
- Calcolo delle provvigioni
- Gare e appalti (bandi pubblici, MePA)
- Vendita online (e-commerce)
- Vendita al banco / cassa
- Prenotazioni dei clienti
- Disponibilità e calendario
- Gestione abbonamenti e rinnovi
- Rinnovo contratti in scadenza
- Fidelizzazione: carte, punti, promozioni
- Segmentazione clienti (chi compra cosa)
- Recupero clienti inattivi
- Valutazione affidabilità del cliente (fido)
- Gestione dei marketplace (Amazon e simili)
- Vendite all'estero: offerte, Incoterms, documenti
- Vendita a rate o con finanziamento (auto, arredo, impianti)
- Gestione cataloghi e campionature (moda, arredo)
- Disponibilità camere e tariffe (turismo, vedi anche area 4)
- Gestione gruppi, agenzie e tour operator (turismo)
- Pratiche con i clienti dello studio: incarichi, lettere d'incarico (studi professionali)
- Rapporti con i clienti chiave (key account)
- Previsione delle vendite
- Rendiconto e statistiche di vendita
- Gestione reclami in fase di vendita
- Passaggio dal commerciale all'operativo (ordine -> lavoro)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) risposta a telefono, WhatsApp ed email fuori orario e nei picchi, con registrazione della richiesta e proposta di appuntamento; (2) bozza di preventivo a partire dalla richiesta del cliente e dal listino, da far approvare; (3) trascrizione e riassunto delle chiamate con l'inserimento nel gestionale/CRM; (4) promemoria automatici per preventivi senza risposta e rinnovi in scadenza. Il prezzo "a trattativa" e le eccezioni restano a una persona.
Area 3 di 14
Marketing e comunicazione
- Sito web (pagine, orari, contatti)
- Scheda Google dell'attività
- Social (pagine e profili)
- Recensioni online e risposte
- Materiale stampato (biglietti, brochure, cartellonistica)
- Rapporto con grafico / agenzia
- Newsletter ed email ai clienti
- Foto e video dell'attività
- Piano editoriale mensile
- Post e reel
- Pubblicità a pagamento (Google, Meta)
- Posizionamento sui motori di ricerca (SEO)
- Visibilità sugli assistenti AI (ChatGPT, Gemini ecc.)
- Blog e articoli
- Comunicati stampa e rapporti con i giornali
- Eventi, fiere, open day
- Sponsorizzazioni
- Campagne stagionali e promozioni
- Concorsi e iniziative a premio (con regole di legge)
- Passaparola e "porta un amico"
- Gestione contatti raccolti e consensi marketing
- Misurazione dei risultati (da dove arrivano i clienti)
- Brand: logo, colori, tono di voce
- Presentazioni commerciali e cataloghi
- Video aziendali e testimonianze
- Traduzioni per l'estero
- Comunicazione interna (bacheca, newsletter ai dipendenti)
- Gestione del dominio, email e hosting
- Comunicazione di crisi (recensione negativa, disservizio)
- Pubblicità sanitaria e conformità (studi sanitari, vedi area 11)
- Presenza su portali di settore (turismo: Booking, TripAdvisor; ristorazione: TheFork)
- Listini e vetrine stagionali (commercio)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) bozze di testi per post, newsletter e pagine, scritte nel tono dell'azienda e riviste da una persona; (2) risposte suggerite alle recensioni, con approvazione prima della pubblicazione; (3) sottotitoli, montaggio di base e adattamento dei video ai vari formati; (4) report mensile che incrocia prenotazioni e provenienza dei clienti. Foto e video "veri" delle persone e dei luoghi restano necessari; per settori regolati (sanità, finanza) serve sempre un controllo di conformità.
Area 4 di 14
Operatività: erogazione del servizio o produzione
- Pianificare il lavoro della settimana
- Assegnare le attività alle persone
- Eseguire il servizio / il lavoro
- Controllare il risultato prima di consegnare
- Consegnare al cliente
- Registrare ore e attività svolte
- Gestire gli imprevisti (ritardi, assenze)
- Agenda e turni
- Procedure operative scritte (come si fa)
- Gestione delle commesse / dei progetti
- Preventivo vs. consuntivo di commessa
- Stati di avanzamento lavori
- Gestione dei subappaltatori
- Gestione dei collaboratori esterni e freelance
- Schede cliente / fascicolo cliente
- Archivio documenti della pratica
- Prenotazione delle risorse (sale, mezzi, attrezzature)
- Gestione code e priorità
- Gestione delle urgenze
- Ripianificazione per disdette e spostamenti
- Lista d'attesa
- Gestione dei no-show
- Moduli e consensi firmati dal cliente
- Rilevazione della soddisfazione a fine servizio
- Rapportini e fogli di lavoro
- Collaudo e verbali di consegna
- Gestione dei materiali di consumo
- Gestione delle attività ricorrenti (contratti di manutenzione, canoni)
- Distinta base e ciclo di lavorazione (produzione)
- Pianificazione della produzione (MRP, capacità macchine) (produzione)
- Ordini di produzione e avanzamento (produzione)
- Lavorazioni in conto terzi (produzione)
- Controllo qualità in linea e a campione (produzione)
- Tracciabilità lotti e matricole (produzione, alimentare)
- Imballaggio e etichettatura (produzione)
- Preparazione e cottura, ricette, schede tecniche (ristorazione)
- Check-in, check-out, pulizia camere, colazioni (turismo)
- Gestione ospiti: richieste speciali, transfer, escursioni (turismo)
- Gestione tavoli, comande e sala (ristorazione)
- Cantiere: sicurezza, diario, SAL (edilizia e impianti)
- Pratiche e scadenze dei clienti (studi professionali)
- Visite, trattamenti, cartelle (studi sanitari e benessere)
- Consegne e giri (distribuzione, trasporti)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) agenda intelligente: propone l'orario migliore, rioccupa i buchi lasciati da disdette scrivendo ai clienti in lista d'attesa; (2) trascrizione di colloqui, sopralluoghi e visite in schede o rapportini, da correggere; (3) compilazione assistita di moduli e documenti ripetitivi; (4) controllo dei dati di commessa (ore e costi) con avviso quando si sfora. Il lavoro fisico, la manualità e il giudizio del professionista non si automatizzano; la macchina prepara e controlla, la persona esegue e firma.
Area 5 di 14
Acquisti e fornitori
- Anagrafica fornitori
- Richieste di offerta / confronto prezzi
- Ordini ai fornitori
- Controllo della merce o del servizio ricevuto
- Registrazione fatture dei fornitori
- Controllo fattura contro ordine e consegna
- Pagamento dei fornitori
- Gestione contratti di fornitura
- Qualifica e valutazione dei fornitori
- Fornitori strategici e accordi quadro
- Richieste di acquisto interne
- Autorizzazione della spesa
- Piccole spese e cassa
- Note spese dei dipendenti
- Acquisti online
- Gestione resi e contestazioni ai fornitori
- Note di credito dei fornitori
- Scadenzario pagamenti ai fornitori
- Acquisti ricorrenti (cancelleria, pulizie, utenze)
- Utenze: luce, gas, telefono, internet
- Rinnovi e disdette di contratti (telefonia, software, noleggi)
- Acquisto di beni strumentali (macchinari, auto)
- Leasing e noleggio operativo
- Acquisti dall'estero e dogana
- Subforniture e lavorazioni esterne
- Acquisto di servizi professionali (consulenti)
- Ritenute d'acconto su professionisti
- Verifica regolarità (DURC) dei fornitori e appaltatori
- Elenco fornitori approvati
- Acquisti di materie prime e componenti (produzione)
- Acquisti per rivendita e riassortimento (commercio)
- Acquisti di derrate e alimenti con tracciabilità (ristorazione)
- Rapporti con grossisti e centrali d'acquisto (commercio)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) lettura automatica delle fatture dei fornitori e abbinamento a ordine e bolla, con segnalazione delle differenze; (2) confronto fra offerte di fornitori diversi in tabella; (3) avviso di contratti in scadenza o con prezzi aumentati; (4) bozza di email di richiesta offerta o di sollecito. L'approvazione della spesa e la trattativa sul prezzo restano a una persona.
Area 6 di 14
Magazzino e logistica
- Anagrafica articoli
- Carico della merce in arrivo
- Scarico per vendite o uso
- Giacenze aggiornate
- Inventario (conta fisica)
- Riordino delle scorte minime
- Documenti di trasporto (DDT)
- Ubicazioni in magazzino
- Gestione lotti e scadenze
- Codici a barre e etichette
- Gestione resi dei clienti
- Merce difettosa o danneggiata
- Scorte di sicurezza e previsione di consumo
- Valorizzazione delle scorte (LIFO/FIFO/costo medio)
- Rotazione e merce ferma
- Trasferimenti fra magazzini o sedi
- Conto lavoro e merce presso terzi
- Preparazione ordini (picking)
- Imballaggio
- Spedizioni e scelta del corriere
- Tracking della spedizione e avvisi al cliente
- Gestione dei vettori e delle tariffe
- Spedizioni internazionali e documenti doganali
- Gestione dei pallet e dei contenitori
- Gestione dei rifiuti e dei rifiuti speciali
- Magazzino conto deposito
- Dropshipping e consegne dirette dal fornitore
- Etichettatura e conformità prodotti
- Gestione del parco consegne e giri
- Tracciabilità lotti e richiami di prodotto (alimentare, farmaceutico)
- Catena del freddo (alimentare)
- Gestione taglie e colori (moda, calzature)
- Magazzino materie prime e prodotti finiti (produzione)
- Scorte di biancheria, minibar, cucina (turismo)
- Gestione ricambi (assistenza, officine)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) previsione dei riordini a partire dallo storico delle vendite, con proposta d'ordine da approvare; (2) lettura di DDT e bolle (anche foto o PDF) con carico automatico a magazzino; (3) avvisi su merce ferma o prossima a scadenza; (4) messaggi automatici al cliente sullo stato della consegna. La conta fisica e il movimento della merce restano manuali.
Area 7 di 14
Amministrazione e contabilità
- Fatturazione ai clienti (fatture elettroniche)
- Note di credito e correzioni
- Registrazione fatture di acquisto
- Prima nota / registrazione incassi e pagamenti
- Scadenzario clienti (chi deve pagarci)
- Solleciti di pagamento
- Riconciliazione bancaria
- Registri IVA
- Archiviazione e conservazione dei documenti
- Rapporto col commercialista (invio documenti)
- Corrispettivi e scontrini / registratore telematico
- Bilancio di verifica e chiusura mensile
- Chiusura di fine anno e bilancio
- Contabilità analitica per centro di costo
- Gestione cespiti e ammortamenti
- Ratei e risconti
- Fatture da ricevere e da emettere
- Anagrafiche (clienti, fornitori, banche) e codici fiscali/partite IVA
- Controllo partite IVA e codici destinatari
- Fatturazione estera e reverse charge
- Bolli e imposte di bollo sulle fatture
- Ritenute su compensi e provvigioni
- Gestione note spese e rimborsi
- Gestione anticipi e acconti dei clienti
- Fatture proforma
- Contabilità di commessa
- Gestione dei crediti insoluti
- Recupero crediti e rapporti con avvocati
- Fatture in scadenza e crediti d'imposta
- Gestione dei contratti ricorrenti e fatturazione periodica
- Gestione dei documenti di trasporto fatturabili
- Fatturazione differita di fine mese
- Fatturazione ad enti pubblici (split payment, CIG, CUP)
- Consuntivi mensili per la direzione
- Fatture al Sistema Tessera Sanitaria (studi sanitari)
- Fatturazione a pazienti/assicurazioni (studi sanitari)
- Gestione prezzi per ospite, tassa di soggiorno (turismo)
- Fatturazione a stato avanzamento (edilizia, impianti)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) lettura delle fatture e dei documenti di acquisto, proposta di conto e di registrazione; (2) abbinamento automatico fra movimenti di banca e fatture; (3) solleciti di pagamento scritti nel tono giusto per cliente, con invio dopo approvazione; (4) controllo di errori tipici (partita IVA mancante, importi doppi, numerazione). Il commercialista e il responsabile restano garanti della contabilità; l'AI prepara e segnala.
Area 8 di 14
Finanza e tesoreria
- Saldo di cassa e di banca ogni giorno
- Previsione di cassa (cosa entra e cosa esce)
- Pagamenti in scadenza e distinte
- Incassi (bonifico, carta, contanti, POS)
- Rapporti con la banca
- Gestione carte e POS aziendali
- Gestione conti correnti multipli
- Fidi e affidamenti
- Anticipi fatture / riba / SBF
- Mutui e finanziamenti
- Rate dei finanziamenti e dei leasing
- Controllo costi bancari
- Incasso con Stripe, PayPal, SumUp, satispay e simili
- Link e richieste di pagamento
- Pagamenti a rate dei clienti
- Home banking: bonifici massivi (SEPA)
- Assegni e contante
- Cassa contanti: chiusura giornaliera
- Cambi e pagamenti in valuta
- Gestione dei depositi cauzionali
- Garanzie e fideiussioni
- Investimento della liquidità
- Pianificazione finanziaria annuale
- Piano di rientro dei debiti
- Dilazioni con Agenzia delle Entrate-Riscossione
- Gestione dei crediti di imposta e compensazioni in F24
- Apporti dei soci e finanziamenti soci
- Distribuzione degli utili
- Rating e centrale rischi (Banca d'Italia)
- Indici di bilancio e rapporto con la banca
- Gestione degli acconti e depositi (turismo, prenotazioni)
- Incassi online con commissioni di piattaforma (commercio, turismo)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) previsione di cassa a 30-90 giorni costruita da scadenzario e storico, con scenari semplici; (2) avvisi su incassi in ritardo e su scoperti probabili; (3) riconciliazione dei movimenti di banca; (4) riepilogo giornaliero del saldo e delle scadenze in un messaggio. I bonifici e le scelte di finanziamento restano a chi ha la firma.
Area 9 di 14
Fisco e adempimenti
- Liquidazione IVA periodica
- Versamenti con F24
- Comunicazione LIPE (liquidazioni periodiche IVA)
- Dichiarazione annuale IVA
- Dichiarazione dei redditi (IRES/IRPEF) e IRAP
- Acconti e saldi delle imposte
- Certificazione Unica (CU)
- Modello 770
- Ritenute d'acconto e relativi versamenti
- Imposta di bollo sulle fatture elettroniche
- IMU sugli immobili
- Diritto annuale alla Camera di Commercio
- Cassetto fiscale e comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate
- PEC: lettura e risposta
- Bilancio: approvazione e deposito al Registro Imprese
- Libri sociali e verbali
- Rinnovo cariche e comunicazioni alla Camera di Commercio
- Dichiarazione dei beneficiari effettivi
- Comunicazione dati fatture (ove richiesto)
- Intrastat (se si commercia con l'UE)
- Dichiarazioni d'intento (esportatori abituali)
- Studi di settore / ISA e punteggio di affidabilità
- Concordato preventivo biennale (se scelto)
- Crediti d'imposta (ricerca, formazione, beni strumentali)
- Credito d'imposta e documentazione di supporto
- Controlli e avvisi bonari
- Ravvedimento operoso
- Accertamenti e contenzioso
- Dichiarazioni dei sostituti d'imposta
- Imposte locali: TARI, pubblicità, occupazione suolo
- Diritti SIAE e simili
- Tributi particolari (accise, canone TV speciale)
- Registrazione contratti di locazione e relative imposte
- Certificazione dei crediti e compensazioni
- Tenuta e conservazione sostitutiva dei registri
- Tassa di soggiorno e comunicazione alle questure (turismo)
- Dichiarazioni ambientali (MUD, registro rifiuti) (produzione)
- Spesometro sanitario / Tessera Sanitaria (studi sanitari)
- Documenti doganali e IVA all'importazione (import-export)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) calendario personale delle scadenze fiscali dell'azienda, con avvisi e documenti da preparare; (2) raccolta dei documenti mancanti dal cliente interno ("manca la fattura X"); (3) lettura e riassunto di PEC e avvisi dell'Agenzia, con proposta di cosa fare; (4) controlli preliminari su IVA e ritenute prima di passare i dati al commercialista. Il calcolo delle imposte e l'invio delle dichiarazioni li firma il commercialista; un errore qui ha sanzioni vere.
Area 10 di 14
Personale
- Ricerca e selezione
- Colloqui
- Assunzione: contratto e comunicazione obbligatoria (UniLav)
- Presenze, ferie e permessi
- Buste paga (con consulente del lavoro)
- Pagamento degli stipendi
- Contributi INPS e INAIL
- Malattie, infortuni, maternità
- Cessazioni e liquidazione (TFR)
- Fascicolo del dipendente
- Visite mediche e idoneità
- Annunci di lavoro
- Onboarding: accoglienza del nuovo assunto
- Piano di formazione
- Formazione obbligatoria (sicurezza, privacy)
- Valutazione delle prestazioni
- Incentivi e premi
- Welfare aziendale
- Turni e orari
- Straordinari e banca ore
- Trasferte e rimborsi
- Auto aziendali e benefit
- Contratti a termine, apprendistato, stage
- Collaboratori e partite IVA: contratti
- Lavoro agile (smart working): accordi
- Assunzioni agevolate e incentivi
- Libro unico del lavoro
- Flusso UniEmens (denuncia mensile)
- Autoliquidazione INAIL
- Cassa integrazione e ammortizzatori
- Fondi di previdenza complementare e fondi di categoria
- Rapporti con sindacati e RSU
- Procedimenti disciplinari
- Dimissioni (procedura telematica)
- Chiusura rapporto: uscita, consegna beni, accessi
- Comunicazioni sul welfare e sulla busta paga
- Formazione finanziata (fondi interprofessionali)
- Clima aziendale e ascolto
- Gestione dei tirocinanti e dei collaboratori stagionali
- Regole dei contratti stagionali e voucher (turismo, agricoltura)
- Albo professionale e aggiornamento obbligatorio (studi professionali, sanità)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) prima selezione dei curriculum e domande per il colloquio, con decisione finale umana; (2) risposte alle domande ricorrenti dei dipendenti (ferie, permessi, buste paga) con rinvio a una persona per i casi dubbi; (3) controllo di coerenza fra presenze e dati per il consulente del lavoro; (4) bozza di annunci, lettere e comunicazioni. Valutazioni, selezioni e licenziamenti non vanno decisi da un sistema automatico: il GDPR e le norme sul lavoro chiedono l'intervento umano.
Area 11 di 14
Sicurezza, qualità e conformità
- Valutazione dei rischi e DVR (D.Lgs. 81/2008)
- Nomina RSPP e figure della sicurezza
- Formazione dei lavoratori sulla sicurezza
- Sorveglianza sanitaria / medico competente
- Riunione periodica annuale sulla sicurezza
- Antincendio e squadra di emergenza
- Primo soccorso
- Informative privacy a clienti e dipendenti
- Registro dei trattamenti (privacy)
- Nomine dei responsabili esterni (privacy)
- Richieste degli interessati (accesso, cancellazione)
- Gestione di una violazione dei dati (entro 72 ore)
- Consensi (marketing, cookie)
- Registro infortuni e segnalazione quasi-incidenti
- Controllo dei Dispositivi di Protezione Individuale
- Verifica attrezzature e impianti (impianto elettrico, ascensori)
- Gestione appaltatori (DUVRI)
- Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS)
- Videosorveglianza e autorizzazioni
- Controlli a distanza dei lavoratori (regole)
- Modello organizzativo 231 (responsabilità dell'ente)
- Antiriciclaggio (dove richiesto)
- Whistleblowing (segnalazioni, dai 50 dipendenti)
- Anticorruzione e codice etico
- Gestione dei reclami
- Non conformità e azioni correttive
- Audit interni
- Procedure del sistema qualità (ISO 9001)
- Taratura e verifica strumenti
- Controllo dei documenti e delle revisioni
- Indicatori di qualità e riesame
- Gestione degli scarti e dei rifacimenti
- Obblighi per i prodotti venduti (etichetta, garanzia legale)
- Garanzia legale e informazioni al consumatore
- Gestione dei diritti di recesso (vendite a distanza)
- HACCP, autocontrollo, igiene alimentare (ristorazione, alimentare)
- Gestione allergeni ed etichette (ristorazione, alimentare)
- Sicurezza di macchine e marcatura CE (produzione)
- Pubblicità sanitaria e dati di salute: regole rafforzate (studi sanitari e benessere)
- Sicurezza alloggi, comunicazioni alla Questura (turismo)
- Prevenzione incendi con CPI/SCIA (locali aperti al pubblico)
- Regole sui rifiuti e ambiente (produzione, officine)
- Cantieri: PSC, POS, formazione specifica (edilizia)
- Segreto professionale e deontologia (studi professionali)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) scadenzario unico di formazioni, visite e verifiche con avvisi alla persona giusta; (2) prima bozza di informative, registri e procedure da far rivedere a un esperto; (3) controllo di testi pubblicitari e messaggi rispetto a regole note (da confermare da un responsabile); (4) smistamento delle richieste privacy e dei reclami. Il DVR, la valutazione dei rischi e le nomine li firma il datore di lavoro con i professionisti; un sistema AI non sostituisce RSPP, medico o DPO.
Area 12 di 14
IT e dati
- Computer, telefoni e stampanti: acquisto e assistenza
- Posta elettronica e account dei dipendenti
- Accessi e password
- Copie di sicurezza (backup)
- Antivirus e aggiornamenti
- Rete, Wi-Fi e connessione internet
- Gestionale / software di contabilità: licenze e assistenza
- Sito web e dominio: rinnovi
- Telefonia fissa e mobile
- Centralino e numeri verdi
- Archivio documenti condiviso (cloud, server)
- Firma digitale, PEC e SPID aziendali
- Gestione utenti: ingresso e uscita di un dipendente
- Software in abbonamento (elenco e costi)
- Servizi cloud (Microsoft 365, Google Workspace)
- Videoconferenze
- Gestione dei dispositivi personali dei dipendenti (BYOD)
- Sicurezza informatica: phishing, ransomware
- Piano di ripristino dopo un guasto
- Fornitore IT esterno e contratto di assistenza
- Conservazione digitale dei documenti
- Integrazione fra programmi (gestionale, e-commerce, CRM, banca)
- Importazione/esportazione dati e fogli Excel
- Qualità dei dati (duplicati, anagrafiche sbagliate)
- Reportistica e cruscotti
- Controllo del magazzino con lettori e dispositivi
- Gestione di app e strumenti aziendali
- Dismissione e smaltimento apparecchi (RAEE)
- Misure minime di sicurezza e cybersecurity
- Notifiche e allerte dei sistemi
- Sito e-commerce, catalogo online, pagamenti (commercio)
- Macchine collegate e dati di produzione (produzione, Industria 4.0)
- Gestionale di studio e cartelle cliniche (studi sanitari)
- Channel manager e prenotazioni online (turismo)
- Cassa e registratore telematico (commercio, ristorazione)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) assistente interno che risponde alle domande "come faccio a..." usando i documenti dell'azienda; (2) individuazione di email di phishing e anomalie negli accessi (strumenti di sicurezza, non il solo "chatbot"); (3) pulizia dei dati: duplicati, anagrafiche incomplete, abbinamenti tra programmi; (4) collegamento fra programmi diversi con flussi automatici. La sicurezza di fondo (backup, aggiornamenti, accessi) resta questione di configurazione e disciplina.
Area 13 di 14
Beni, mezzi e manutenzioni
- Sede, uffici e locali: contratti di affitto o proprietà
- Pulizie
- Manutenzione ordinaria dei locali
- Impianti: luce, riscaldamento, climatizzazione
- Allarme e antifurto
- Parco auto e furgoni
- Bollo, assicurazione e revisione dei veicoli
- Multe e comunicazione dati del conducente
- Elenco dei beni (cespiti) e inventario
- Manutenzione programmata dei macchinari
- Manutenzione straordinaria e guasti
- Contratti di manutenzione con ditte esterne
- Verifiche periodiche di legge (impianti, sollevamento, messa a terra)
- Tagliandi e gestione gomme dei veicoli
- Carte carburante e telepass
- Noleggio a lungo termine
- Leasing: scadenze e riscatti
- Arredi e attrezzature d'ufficio
- Gestione delle chiavi e degli accessi ai locali
- Gestione dei locali condivisi, sale riunioni
- Utenze e consumi
- Efficienza energetica e fotovoltaico
- Gestione degli immobili in locazione (canoni, ISTAT)
- Lavori e ristrutturazioni
- Pratiche edilizie e autorizzazioni (SCIA, agibilità)
- Cartellonistica e insegne
- Assicurazione dei beni e gestione sinistri
- Smaltimento e dismissione dei beni
- Magazzino attrezzature e ricambi
- Furti e danni: denuncia
- Manutenzione macchine con calendario fermo (produzione)
- Gestione flotta, tachigrafo, carta autista (trasporti)
- Gestione attrezzature in cucina e frigoriferi (ristorazione)
- Apparecchiature sanitarie: verifiche e tarature (studi sanitari)
- Piscina, spa, ascensori: controlli e registri (turismo)
- Noleggio attrezzature e mezzi: stato, danni, riconsegna (noleggio)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) scadenzario unico di bolli, assicurazioni, revisioni, tagliandi e verifiche degli impianti; (2) apertura della richiesta di intervento a partire da un messaggio o una foto ("la stampante non funziona"), con smistamento alla ditta giusta; (3) previsione dei guasti dove ci sono sensori sui macchinari (solo se le macchine sono collegate); (4) confronto dei preventivi di manutenzione. L'intervento in sé resta fisico e di un tecnico.
Area 14 di 14
Assistenza post-vendita e rapporto continuo con i clienti
- Rispondere alle richieste di assistenza
- Reclami dei clienti
- Resi e sostituzioni
- Garanzia e riparazioni
- Rimborsi e note di credito per il cliente
- Richiamare il cliente dopo il servizio
- Rispondere alle recensioni negative
- Registrazione delle richieste (ticket)
- Priorità e urgenze di assistenza
- Assistenza telefonica / chat / WhatsApp
- Risposte standard alle domande frequenti
- Guide e istruzioni d'uso
- Installazione e messa in servizio
- Interventi a domicilio e giri dei tecnici
- Contratti di assistenza e manutenzione
- Rinnovo dei contratti di assistenza
- Pezzi di ricambio
- Estensioni di garanzia
- Richiami di prodotto e comunicazioni di sicurezza
- Questionari di soddisfazione
- Statistiche su problemi ricorrenti
- Comunicazioni sugli aggiornamenti e sulle novità
- Recupero del cliente scontento
- Programmi di fedeltà dopo l'acquisto
- Passaggio di segnalazioni a produzione e acquisti
- Gestione di contenziosi con clienti
- Mediazione e conciliazione
- Gestione dei dati e delle richieste privacy del cliente
- Gestione dei clienti in lista d'attesa
- Controlli periodici (visite di controllo, richiami annuali)
- Prenotazione del controllo successivo e richiamo del paziente (studi sanitari e benessere)
- Assistenza ospiti durante il soggiorno e dopo (turismo)
- Gestione ritardi, cancellazioni e rimborsi (turismo, trasporti)
- Assistenza tecnica sul campo (impianti, macchinari)
- Aggiornamenti normativi ai clienti (studi professionali)
Dove l'intelligenza artificiale entra oggi
(1) risposta alle domande frequenti su chat, WhatsApp e telefono, a qualsiasi ora, con passaggio a una persona quando il caso è delicato; (2) apertura e smistamento automatico dei ticket in base al testo; (3) bozze di risposta a reclami e recensioni, riviste da una persona; (4) richiami e promemoria dopo il servizio (controlli, rinnovi, questionari). Il rimborso, l'eccezione e la gestione di un cliente arrabbiato restano a una persona.
Contatto
Il tuo processo è in questa lista? Lo automatizziamo.
Scrivici quale ti porta via più tempo: ti rispondiamo con una pagina che dice cosa può fare il sistema per quel processo e cosa resta a te.